Methoden aus dem Zeitmanagement

Fuhrparkleiter wissen: Nur ein organisiertes Management schafft eine Effektivität im Alltag. Schnell fällt das Stichwort ZeitmanagementBei der Aufgabenbearbeitung ist im beruflichen Alltag ein funktionierendes Zeitmanagement von Vorteil. Meist steht nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung, um Vorgänge zu bearbeiten und abzuschließen. Um die Aufgaben in. Doch welches Modell könnte helfen?

Es gibt im Zeitmanagement kein richtig oder falsch. Jeder Mensch arbeitet unterschiedlich und für manche gehen die Aufgaben ohne große Strategie von der Hand, andere benötigen Unterstützung bei der Organisation. Zum Zeitmanagement gehören die Faktoren Zielmanagement und Selbstmanagement. Die Arbeit soll eigenverantwortlich erledigt werden. Das Ziel von einem Zeitmanagement ist es, die ArbeitszeitArbeitszeit wird als Zeit definiert, die von Anfang bis Ende der Arbeit andauert. Ruhepausen werden dabei nicht berücksichtigt. Zur Arbeitszeit gibt es zahlreiche Varianten bezüglich der Dauer oder des Starts optimal zu nutzen.

Beim FuhrparkmanagementZum Fuhrparkmanagement werden Aufgaben wie die Beschaffung, Verwaltung oder Optimierung von Fahrzeugen bzw. einem Fuhrpark gezählt. Dabei gilt es die Kosten im Überblick zu behalten. gibt es ein enormes Arbeitspensum. Aufgaben wie die Koordination von Fahrzeugwartungen oder auch zahlreiche Routineaufgaben beschäftigen den Fuhrparkmanager täglich. Die Arbeitszeiten sollten eingehalten werden, dies gilt für den Fuhrparkmanager ebenso wie für alle anderen ArbeitnehmerInnen. Doch es kann immer zu Unterbrechungen oder Störfaktoren kommen. Soziale Aktivitäten wie Gespräche mit KollegInnen oder Kaffeepausen sind ebenfalls Zeitfresser, die eventuell nicht in den Arbeitstag miteingeplant wurden. Der Überblick kann schnell verloren gehen, wenn ein Berg voll Arbeit vor einem liegt.

Um die zur Verfügung stehende Arbeitszeit so produktiv wie möglich zu nutzen, gibt es zahlreiche Zeitmanagement-Modelle. Zu den bekanntesten Methoden gehören unter anderem die SMART-Methode, das Eisenhower-Prinzip, das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse oder die ALPEN-Methode.

Hier stelle ich Ihnen verschiedene Praktiken vor:

SMART-Methode → Ziele richtig formulieren

Die SMART-Methode dient der Findung der richtigen Zielsetzung. SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Zuerst formuliert der Fuhrparkmanager seine Ziele so konkret und spezifisch wie möglich. Diese sind messbar – zum Beispiel ist das Ziel, zehn E-Mails zu beantworten. Die Planung sollte so verlaufen, dass der Manager Lust hat, die Ziele zu erreichen. Es sollten an einem Tag unterschiedliche Aufgaben bearbeitet werden und nicht ausschließlich das Beantworten von Mails. Die Ziele sollten jedoch auch realistisch sein, das heißt die Aufgabe sollte innerhalb der Zeit und mit vorhandenen Mitteln machbar sein. Am Ende ist zu schauen, was bis wann zu erledigen ist.

Der Fuhrparkmanager sollte klare Ziele vor Augen haben, um gute Ergebnisse erzielen zu können. Dies ist der Grundstein für eine erfolgreiche Arbeit. Für die tägliche Aufgabenbewältigung können zusätzliche Modelle aus dem Zeitmanagement verwendet werden.

Eisenhower-Prinzip → Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren

Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails fressen zu viel Zeit? Sie werden mit der Hauptaufgabe nicht oder sehr spät erst fertig? Das Priorisieren von Aufgaben kann hier sehr hilfreich sein. Dabei hilft das Eisenhower-Prinzip, oder auch Eisenhower-Matrix genannt, indem Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien unterteilt werden: A: wichtige und dringende Aufgaben, B: wichtige aber nicht dringende Aufgaben, C: nicht wichtige aber dringende Aufgaben und D: nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben. A-Aufgaben sollten sofort selbst erledigt werden. Dies können natürlich auch wichtige Mails sein. B-Aufgaben sollten selbst erledigt, jedoch auf einen Zeitpunkt terminiert werden. C-Aufgaben können delegiert werden, da sie dringend sind, jedoch nicht einen gelichgroßen Erfolg mit sich bringen wie die A-Aufgaben. D-Aufgaben können in die Ablage oder direkt in den Papierkorb.

Quelle: Eigene Darstellung.

Pareto-Prinzip → 20 Prozent Arbeit für 80 Prozent Erfolg

Viele Aufgaben, kein Ende in Sicht? Das Pareto-Prinzip hilft dabei, sich auf wesentliche Aufgaben zu fokussieren, die den größten Erfolg bringen. 20 Prozent von allen Aufgaben können für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sein. Dementsprechend ist das Herausfiltern von wichtigen Aufgaben das A und O, um am Ende des Tages effektiv gearbeitet zu haben.

Aufgaben, die mit viel Aufwand verbunden sind, dürfen natürlich nicht in Vergessenheit geraten. Immerhin machen diese nach dem Pareto-Prinzip noch 20 Prozent des Ergebnisses aus. Aufwendigere Aufgaben könnten das Verschicken einer Rundmail oder das Sortieren vieler Akten sein. Diese sind nicht weniger wichtig, lediglich mit mehr Aufwand verbunden und rauben so die Zeit.

Quelle: Der Prozessmanager GmbH, 2020.

Aber nicht vergessen –  Jeder von uns, egal ob Fuhrparkmanager, ich als Schreiberin oder eine Person in anderen Berufspositionen, hat einen anderen Arbeitsstil, unterschiedliche Tätigkeiten und eine eigene Persönlichkeit. Daher sollte individuell bestimmt werden, ob und welche dieser Methoden in Frage kommt.

Die Vorteile des Zeitmanagements sollten schnell ersichtlich werden. Die Produktivität bei der Arbeit steigt und Stress reduziert sich. Auch auf den Alltag wirkt sich ein gut funktionierendes Zeitmanagement aus – die Work-Life-Balance verbessert sich und damit auch das private Leben.