Die Überlassung von Dienstwagen: Das ist bei der Erstellung eines Vertrags zu beachten

Bei der Überlassung von FirmenwagenEin Firmenwagen oder Dienstwagen ist ein Personenkraftwagen (PKW), welcher von Arbeitnehmer:innen oder Selbständigen zu betrieblichen Zwecken genutzt wird. Viele Arbeitgeber:innen erlauben auch die Privatnutzung eines Firmenwagens. Dabei sind steuerrechtliche Schritte an Mitarbeiter stellen sich viele rechtliche Fragen: Darf der Mitarbeiter das Fahrzeug auch privat nutzen? Darf vielleicht sogar seine Ehefrau damit fahren? Wie kann ich sicherstellen, dass der Mitarbeiter sorgsam mit dem Fahrzeug umgeht?

Viele Unsicherheiten lassen sich durch eine sachgerechte Vertragsgestaltung beseitigen. Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Allgemeines vorweg

Am Beginn des Vertrages werden ganz allgemeine Fragen geregelt: Die Vertragsparteien werden genannt, also die Firma und der Mitarbeiter, dem das Fahrzeug überlassen wird, und es wird beschrieben, was für ein Fahrzeug dem Mitarbeiter überhaupt zur Verfügung gestellt wird. Hier kann ein bestimmtes Fahrzeug konkret bezeichnet werden mit Modell, Marke, Kennzeichen und Fahrgestellnummer.

Privatnutzung – ja oder nein?

Des Weiteren ist eine Absprache darüber erforderlich, ob das Fahrzeug privat genutzt werden darf oder nicht. Der Arbeitnehmer kann auch eine Obergrenze für die privat gefahrenen Kilometer festlegen und bestimmen, inwieweit Fahrten ins Ausland erlaubt sind. Im Zusammenhang mit Privatfahrten ist auch an das Steuerrecht zu denken: Wird das Fahrzeug überwiegend geschäftlich genutzt, empfiehlt sich eine Vereinbarung über die Nutzung eines Fahrtenbuchs.

Rückgabe

Auch die Rückgabe des Fahrzeugs sollte geregelt werden. Sie findet üblicherweise im Fall der Kündigung des Arbeitsverhältnisses statt. Der Arbeitgeber kann sich außerdem vertraglich vorbehalten, die Überlassung des Dienstwagens zu widerrufen, sofern ein sachlicher Grund vorliegt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn und solange der Mitarbeiter ihn für dienstliche Zwecke nicht benötigt, z. B. wenn der Mitarbeiter nach wirksamer Kündigung freigestellt wird. Die Rückgabe kann auch verlangt werden bei einer längeren Erkrankung, die über die Dauer der Entgeltfortzahlung hinausgeht oder während der Elternzeit, nicht aber während des Mutterschutzes. Die Gründe für einen möglichen Widerruf sollten im Vertrag benannt werden.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die Privatnutzung eines Firmenwagens einen Bestandteil der Vergütung und damit eine Gegenleistung für getane Arbeit darstellt. Der Widerruf ist dann nicht möglich, wenn der Wert der Privatnutzung mehr als 25 % des gesamten Arbeitsentgelts beträgt.

Wer darf noch fahren?

Des Weiteren sollte der Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, dass das Fahrzeug nicht Dritten zur Nutzung überlassen werden darf. Hiervon können auch Ausnahmen vereinbart werden. Dann ist klar zu definieren, wer das Fahrzeug mitnutzen darf, z. B. der Ehe- oder Lebenspartner.

Nicht ohne Fahrerlaubnis

Um eine strafrechtliche Haftung nach § 21 des Straßenverkehrsgesetzes zu vermeiden, muss sichergestellt werden, dass sowohl der Mitarbeiter als auch gegebenenfalls die Person, die das Fahrzeug mitnutzen darf, eine Fahrerlaubnis besitzen. Ein entsprechender Satz kann in den Vertrag mit aufgenommen werden. Eine regelmäßige Führerscheinkontrolle bleibt aber weiterhin Pflicht.

Der Umgang mit dem Fahrzeug

Außerdem ist zu vereinbaren, wie der Mitarbeiter mit dem Fahrzeug umzugehen hat. Hierzu gehören die Fahrzeugpflege, die Fahrweise, Maßnahmen zur Unfallverhütung und die Pflicht, das Fahrzeug zur Wartung zur Verfügung zu stellen. Hinsichtlich der Unfallverhütung können Sie sich an den Pflichten des Fahrzeugführers nach der DGUV Vorschrift 70 orientieren. Insbesondere auf § 36 der DGUV Vorschrift 70, in dem die Zustandskontrolle und die Mitteilung festgestellter Mängel vorgeschrieben sind, kann Bezug genommen werden.

Kostentragung

Es kann auch im Vertrag festgehalten werden, welche Kosten der Arbeitnehmer übernimmt. Normalerweise umfasst dies insbesondere die Versicherung, Wartung und Reparaturen. Regelungsbedarf gibt es hinsichtlich der Spritkosten und gegebenenfalls über ein Nutzungsentgelt.

Auch für Unfälle kommt eine Vereinbarung über die Kostentragung in Betracht. Wenn eine Vollkaskoversicherung vorliegt, kann auch festgelegt werden, dass der Mitarbeiter im Schadensfall eine Selbstbeteiligung in angemessener Höhe zu tragen hat. In Bezug auf die dienstlichen Fahrten sind aber die arbeitsrechtlichen Grundsätze zum sogenannten innerbetrieblichen Schadensausgleich zu beachten, die durch den Vertrag nicht ausgehebelt werden dürfen. Demnach haftet der Arbeitnehmer für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit voll und für leichte Fahrlässigkeit gar nicht. Für mittlere Fahrlässigkeit haftet er anteilig je nach Schwere der Pflichtwidrigkeit.

Übergabeprotokoll

Zu guter Letzt sollte bei der Übergabe des Fahrzeuges ein Protokoll angefertigt werden. Hier wird der Zustand und die Ausstattung des Fahrzeugs so detailliert wie möglich dokumentiert.

Zu den Aspekten, die hier zu erfassen sind, gehört die genaue Bezeichnung des Fahrzeugs (wie im Vertrag: Marke, Modell, Kennzeichen, Fahrgestellnummer). Der Kilometerstand und die Anzeige auf der Tankuhr werden notiert. Dann werden Feststellungen zum Zustand festgehalten. Hierzu gehören etwaige Mängel und Schäden, Angaben zu den montierten Reifen sowie die Sauberkeit im Innenraum und außen. Auch die Anzahl der übergebenen Schlüssel, Zubehörteile und sonstige Gegenstände, die sich im Fahrzeug befinden, sollten aufgelistet werden. Auch Fotos von dem Fahrzeug und gegebenenfalls von vorhandenen Kratzern können hilfreich sein. Wenn später Schäden auftauchen, haben Sie einen Nachweis dafür, dass diese bei der Übergabe noch nicht vorhanden waren. Entsprechendes gilt, wenn Zubehör abhandenkommt.